《高等学校固定资产管理系统》是一个真正网上管理系统，可以由各级管理人员在校园网上实施各项管理活动，传递管理信息。管理的对象涵盖了学校各类固定资产，包括：房屋及构筑物、教学科研仪器设备、行政办公设备、家具、图书及文物陈列品等，并对物质属性不同的固定资产进行多样化管理。系统的功能几乎覆盖了所有的固定资产管理业务活动，包括固定资产采购、验收、增加、变动、处置、调剂、分布、清查、统计、分析、帐表、上报数据、维修等等，具有十分强大的功能。在吸收先进管理思想的基础上，综合运用各种现代信息技术，是促进管理手段科学化的新型管理系统。
与财务管理、预算管理相结合，体现了《事业单位国有资产管理暂行办法》的要求，为学科建设、分配制度改革等提供支持。在吸收先进管理思想的基础上，系统以信息技术为手段，以实现固定资产的动态化、精细化管理为突破口，“人人都管理物、物物有人管”的资产管理理念，实现固定资产管理的“账账相符、账实相符”的最基本管理目标。
2.2、功能介绍
《固定资产管理系统》系统设计思想及其标准应符合教育部编发的《高等学校固定资产分类及编码》、《教育管理信息化标准(学校管理信息标准)》、《高等学校实验室工作规章制度》以及财政部相关文件要求。系统基于B/S架构，提供数据字典，技术文档齐全。整个系统安全、稳定、高效、可靠，计算资源占用适中，容错性、兼容性、开放性、扩展性强，并且界面友好，学习难度低。
《固定资产管理系统》完全针对高等学校固定资产的管理实践活动设计，功能丰富、实用。系统有很强的适应性，结合实际管理活动合理配置、综合运用，系统一定会发挥出强大的管理效能。基本的功能主要有以下这些方面。
2.2.1、先进的三级管理机制
系统着眼于协助单位建立起一个完善的固定资产管理的帐、表、卡体系，将职责、权限落实到每一个单位和人员。建立固定资产清查清册、资产卡片，资产清查人员和资产使用人签字盖章，和财务核算系统数据保持一致，同时建立财务部门、资产归口管理部门、资产使用部门三级相互印证、相互牵制的帐表，这样，保证了数据来源准确。
新购置资产添加过程中，采购人、经手人、验收人、使用人分别要在资产验收单、资产卡片上签字并经过两级审核，登记相应的帐表，保证新增数据准确；
在资产的日常使用过程中，某些使用属性，如使用单位、使用人、存放地点、使用方向、现状等，可能会发生变化，由使用部门资产管理员填写变动报告单，提交审核，并同时由资产使用人签字，这种实时的数据变动保证了任何时点，固定资产的帐表和实物都是一致的、准确的。
资产处置过程中，经手人、使用人、审核人分别要在资产处置报告单、资产卡片上签字并经过两级审核，登记相应的帐表，保证资产处置数据准确。另外，定期与财务核算系统对帐,起到两个系统相互监督、核实的作用，因这种两个系统都是相互独立运行的。
这样不仅保证了资产来源清，去向明，而且是一个动态化、精细化的管理过程，保证了实时的帐实相符。
为了保障这样的一个完善体系，系统除了建立了上面已经介绍过的规范的业务流程外，还有一套严格的权限管理。
系统将权限划分为三大类：操作权限、单位管理权限、资产管理权限。
操作权限规定了一个操作人员能操作本系统的哪些功能，分为资产日常管理权限、资产归口部门审核权限、财务部门审核权限、系统管理权限，有些操作权限是互斥的。
单位管理权限规定了一个人能够管理哪些单位的资产，缺省情况下，你只能管理本单位的资产，但可以通过授权让你管理其他单位的资产。
资产管理权限，指的是通过系统管理员的授权，普通资产管理员可以管理哪几类资产。
1、采购管理 根据各部门的实际情况，需要购买资产的部门需填写采购申请单，采购部门可以通过相关查询（如：按照使用人资产信息查询、使用单位资产信息查询、存放地点资产信息查询等），根据需要与用闲状态进行审核，科学的进行配置，由采购管理部门进行审核并生成采购任务书后，进行资产采购。采购完成后直接生成固定资产验收单。
2、固定资产的增加 根据实际工作流程，采购部门生成验收单信息后，由资产管理中心（或使用部门）填写验收单上面的相信信息，然后生成资产卡片，由使用部门（或资产管理部门）填写卡片上的相关使用信息，打印出规范的验收单、卡片、条码标签，在校园网上提交归口管理部门审核和财务部门审核与记帐，完成固定资产增加手续。不同种类的资产自动生成不同物质属性的验收单、卡片。支持分散采购和集中采购模式。
3、资产变动管理 记录固定资产在使用过程中一些主要使用属性的变化，如现状、使用人、使用单位、使用方向、存放地点、单价等。选择要变动的资产，填写并打印资产变动报告单，经过归口管理部门审核，对于影响资产价值的变动，再经过财务审核与记帐，完成变动。
可以支持固定资产卡片分拆，以满足资产部分变动和部分处置。资产变动可实现有痕、无痕两种方式。
4、资产处置管理 对于报废、报损、出售、无偿调拨的固定资产，填写并打印资产处置报告单，提交归口管理部门审核和财务部门审核，记帐，完成资产处置。
5、设备维修 使用部门根据资产的特点定期养护，出现故障要及时提交申请以便及时修缮，首先填写设备维修单，由有关主管部门审核，审核通过后进行设备维修，并填写维修记录和管理单，审核完成后到财务部门进行办理报销等手续。
6、原始数据的整理与导入 在系统启用时，学校原有的固定资产信息，经资产清查后，逐条录入系统，经过归口管理部门和财务部门的两级审核和记帐，进入到数据库中；如果学校原已经使用其他软件管理固定资产，可以方便地将其他系统的数据导入本系统加以检查、整理、完善。
2.2.2、完善的资产清查与数据上报机制
7、资产清查 资产清查包含自查与普查两种方式。自查实现全校针对个人名下保管使用的资产进行自行清点；
系统结合条码打印设备对资产实行条码管理，利用已有的固定资产数据资源和网络资源，实现特定时点的以帐对物、以物对帐式的资产清查。可以利用条码采集设备，对已粘贴条码标签的资产进行快速清查，准确率高、工作效率高、劳动强度低。也可以对特定单位、特定使用人、特定地点、特定类别的资产进行清查。
支持手机APP资产清查：
8、上报数据与数据交换 严格按照教育部高等教育司《关于报送高校实验室和仪器设备统计数据盘及报表的通知》规定的数据结构和文件格式，生成需要上报的有关仪器设备的数据。以教育部的要求作为缺省条件，用户可以自己设定数据条件，能够对数据导入、导出、修改，整理、检查、汇总等。
严格按照财政部的要求，对全校所有属性的资产一次性直接上报，以财政部的要求作为缺省条件，用户可以自己设定数据条件，能对数据导入、导出、修改、整理、检查、汇总等。
生成的教育部、财政部报表在系统中提供临时的修改及补录功能，并不影响系统中真实的数据库。
2.2.3、强大的查询、统计分析功能
系统内保存了十分丰富的、反映了固定资产管理方方面面的大量数据，既有反映固定资产当前状态的最新信息，也有每一件固定资产的历史数据，既有全体固定资产的共有信息，还有每一类甚至每一件固定资产的专有信息。为了方便、有效地查找和利用这些信息资源，系统提供了功能强大、使用方便、形式多样的查询、汇总、分析的功能，成为日常管理、领导决策的有效工具。
在日常的资产管理当中，一般业务部门用的比较多的是要查询某个单位拥有多少资产，某个人名下有哪些资产，某个地方存放有哪些资产或某件资产的详细信息。
9、查询 以简单、直观、方便的操作方式，查询到所需信息，生成各类查询表格，栏目、样式可自行设定。并可以直接得到日常管理活动中最常用的按使用单位、存放地点、使用人的查询表。
系统可提供的查询方式有：资产信息查询、按资产类别查询、按使用人查询、按单位查询、按存放地点查询、已处置资产查询、变动资产信息查询、资产跟踪查询等等。
资产跟踪功能：可以对资产整个生命周期中，资产的使用、变动、处置情况进行查询和记录。
资产回滚查询：以现在数据为基础回滚到历史时刻，获取资产历史详单，实现设备时态化管理。
10、统计分析 利用系统中的各类数据，根据管理需要，设定各类统计、分析的条件，可以对固定资产进行全面的统计与分析，并生成样式丰富的分析图形和帐表，直观实用，用于资产管理以及统筹决策等。
可提供资产分类分析、资产购置年代分析、资产来源分析、资产资金来源分析、资产使用方向分析、资产现状分析、资产价值分析、资产处置方式分析、资产增减变动情况分析、资产增长统计分析等等。
11、基本办学条件分析 根据教育部有关标准，生成普通高等学校基本办学条件分析表，可用于本科教学水平评估等。
12、精密、贵重及大型仪器设备信息维护 根据教育部要求的关键信息项，加强对贵重精密仪器设备的日常管理与维护，并对其使用信息进行记录，以便更高效、合理地使用，使其充分发挥最大效能。主要包括两方面：精密贵重及大型仪器设备年使用信息维护、精密贵重及大型仪器设备上网信息维护。
2.2.4、完备的财务管理功能
13、财务管理 通过财务审核和财务帐表，实现财务监督。系统能够自动生成符合现行财务制度的国家财政部十大类固定资产总账、分户、分类账、明细账，并能自动生成相应的国家财政部资产清查上报数据，保证会计数据与资产信息的协调一致。
可以提供固定资产总账、固定资产总分类账、固定资产明细账、固定资产分类汇总表、固定资产分户明细表、固定资产经费科目明细表、固定资产变动明细表、固定资产处置明细表、固定资产基本情况总表、固定资产增（减）情况明细表、固定资产使用方向分户统计表、固定资产现状分户统计表、固定资产结存表、固定资产分户结存统计表、固定资产分户明细表、固定资产分户分类结存表、固定资产分户结存明细表、固定资产年代构成统计表、交通运输工具增减变动情况表等等。
14、统计报表 根据设定条件，生成各种常见的统计表，包括基本情况总表、固定资产增（减）情况明细表、固定资产（增）减情况明细表、使用方向分户统计表、现状分户统计表、结存表、分户结存统计表、分户明细表、分户分类结存表、分户结存明细表、年代构成统计表、精密贵重及大型仪器设备使用情况、仪器设备分户增减变动表、仪器设备价值分段统计表、交通运输工具增减变动情况表，等等，为固定资产日常管理和领导决策提供全面、准确的依据。
主要包含资产状况财务统计分析和资产分类分析（十六大类、十大类、六大类）、资产购建年代分析、资产资金来源分析、资产来源分析、资产使用方向分析、资产现状分析、资产价格分段分析、资产处置方式分析等；输出图形的方式有柱形图、饼形图、走势图、立体柱形图、立体饼形图。
2.2.4、便捷化的桌面服务
便捷化的桌面服务涵盖：
l 个人资产，个人领用的所有类别的资产。
l 待办事项，面向个人的审批或待办事项推送。
l 通知公告，国有资产管理重要的通知或公告内容。
l 进度跟踪，个人处理过的单据审核进度。
l 快速搜索，针对通讯薄查询、资产查询、验收单查询、变动单查询、处置单查询。
l 资产分类统计分析，针对个人名下资产的统计分析。
系统提供自定义模块化功能，可以把常用功能添加到桌面上。
2.2.5、移动应用
移动应用平台的宗旨是让用户可以随时随地办公，查询资产，查看相关业务办理情况，满足业务办理审批的实时性要求。
其采用先进的J2ee框架和Appcan 开放平台构建，支持IOS、Android操作系统。
平台功能：
该平台利用智能手机等移动终端的网络和摄像头，能够为老师、学生、校外用户提供随时随地利用移动终端处理主要业务，查询信息等。主要功能有：
1、信息查询：各类通知公告。
2、交流通讯：站内消息。
3、业务办理：照片拍摄上传、简单业务的提交、业务审批（除开必须打印各类纸质单据的业务节点）。
4、业务进程查询。
5、资产清查：提供条码扫描、二维码扫描识别功能，并能根据条码、二维码内容自动追踪业务进程及业务关键信息（仅能查询自己申办的业务和职权范围内的相关业务），如资产清查业务。
6、短信整合、业务推送：和手机短信整合，通过短信内容直接进入业务审批界面。支持新业务自动推送到移动终端。
2.3、系统接口
2.3.1与数字校园平台的对接
①数据中心数据集成
该系统与数据中心实现基础数据共享，保障基础数据全校统一。同时系统与数据中心对接实现资产数据、共享平台数据提交到数据中心，为其他应用系统提供资产管理和共享服务类的基础数据支撑。
②统一身份认证、单点登录
方案支持与“数字校园”实现统一身份认证，做到用户校园网“一点登陆，畅通使用”的效果。目前支持的的身份认证模式包括以下两大类：
l LDAP
l 数字校园集成商的CAS认证技术
单点登录，解决从数字化校园公共办公平台平滑转入资产管理系统（用户无需再次登录）。
③短信通知系统
手机目前已经成为人们日常沟通的主要工具。该系统是一套基于网络的管理信息系统，用户可以随时发起业务申请，管理人员也可以随时发起系统通知公告，通过手机短信通知系统，可以让业务审批者、通知接收者、业务办理者即时获取到业务系统中的待办事宜和通知提醒等内容，增强业务办理的时效性。
短信通知系统的主要功能：
1. 待办事宜即时通知，可将业务处理链接直接放入短信内容中，用户可在手机点击链接进入移动应用平台处理业务。
2. 系统通知公告发送。
3. 业务定时提醒。
4. 注册认证，如供应商注册的手机号，通过短信对手机号真实合法性进行验证。
5. 各类关键业务信息确认，如大仪使用扣费信息，密码修改等。
④邮件系统
资产主管部门所需的通讯方式中，电子邮件是必不可少的通讯方式。重要的业务信息、通知信息等不仅可以通过手机短信的方式即时发送到用户手机，同时也以邮件的方式发送到用户的电子邮箱，进行要务的备忘。若用户未开通手机短信业务通知时，邮件通知则是最重要的业务通知手段。
⑤公共审批平台
系统支持业务集成到公共审批平台进行审批。数字校园平台可以将校内各部门的业务系统的业务统一整合，为用户提供方便的、统一的业务办理入口（全校业务系统中业务的集合），方便用户的使用。
2.3.2与财务系统的对接
财务接口是在资产管理系统与财务系统之间建立的基于信息系统之间的软件接口，该接口负责将资产管理相关业务按照业务流程要求推送到财务系统中，同时将业务的财务办理状态和处理结果实时反馈给资产系统。
对接的意义：实现资产账和财务账的“账账相符”。
对接带来的方便：
减轻财务资产账的信息录入量
减轻财务变动调账工作量
减轻财务下账业务工作量
减轻双方对账业务工作量
2.3.3与房产系统的接口
本系统可与房产系统对接，使资产管理系统能够同步到房产系统中的基础数据，完善国有资产平台的信息体系，实现资产的实名制存放管理，实现数据共享。
对接方式建议通过房产系统开放实时的房产基础数据接口，或提交房产基础数据到数据中心，资产系统自动与房产基础数据或数据中心进行同步。
2.3.4资产数据提供给其他应用系统
如校内其他应用系统需要资产基础数据，则由资产管理平台统一提供。方式一，资产管理平台提供资产基础数据给数据中心，采用定时更新同步机制。其二是由资产系统直接开房公共资产数据接口供其他应用系统实时调取使用。
2.4、系统的特点
高等学校固定资产管理系统是根据管理的要求，综合利用现代信息技术对高校固定资产管理业务进行重塑和再造，在整个业务流程的各个环节中都有独特的设计和创新。
2.4.1、全面性
本系统通过创新性设计，将物质属性不同的十六大类资产纳入到同一系统来管理，既可以在同一窗口处理不同类别资产的增加业务，又能记录和反映不同类别资产的不同属性。将十六大类固定资产均纳入本系统中进行管理，不仅方便了用户的操作，而且还能生成反映十六大类固定资产全貌的帐表体系，可以全面、正确地反映学校固定资产的总量、结构及变化趋势等。
通过校园网，让全校所有的资产管理部门和资产使用部门、所有的资产使用人员与管理人员利用同一套软件系统参与到固定资产管理中来，系统对全部管理环节进行有效管理和控制，彻底解决了原来不同部门之间管理脱节和对帐困难的难题。
2.4.2、高效性
对高校固定资产管理模式全面革新，通过校园网实施业务管理活动，提高了工作效率。用同一套软件，管理物质属性各不相同的十六大类资产，系统支持教育部十六大类与财政部十大类（GB／T14885-1994）、财政部最新六大类（GB／T14885－2010）资产代码的自动转换。系统以教育部的十六大类为基础实现与财政部的十大类、六大类资产分类的自动转换，使得固定资产管理的使用部门、归口管理部门以及财务部门的固定资产帐表之间实时保持一致，从而彻底解决了高校资产管理部门与财务部门之间对帐难的问题。
2.4.3、严密性
根据“人人都管物，物物有人管”的要求，建立严密的帐、表、卡体系，将职责、权限落实到每一个单位和和人员；从业务流程到管理范围，从权限分配到数据库管理，都建立了严格的内控制度。
系统设有全面、规范的数据库安全管理措施，使数据库更为安全可靠，杜绝了任意修改数据库的不规范操作。为保护数据的物理安全（指机器或硬盘损坏、病毒破坏、误操作删除数据等），系统已经采取的和建议用户采用的措施主要有：数据定期备份、备份数据的妥善异地保存、服务器的开机密码、数据库的操作密码、严格的病毒防范措施和上网计算机管理制度等等。为了保护数据的使用安全（指数据的意外修改、超范围使用等），系统采取的主要措施有：系统登录密码验证、菜单权限管理、归口审核权限管理、财务审核权限管理、数据备份与恢复、不相容权限控制、操作日志、业务流程控制等等。
学校可以根据管理的需要设置用户操作权限、数据管理权限以及管理部门权限等多种类型的权限管理，对操作人员、系统管理人员以及各管理部门的操作权限和管理范围都可以作具体细致的控制，以满足单位内部的管理岗位分工、实施内部控制的需要。系统设置的权限相斥功能，即一个用户如果具有增加资产的权限就不能再有审核的权限等等，系统中不会有包揽一切业务的超级用户。同时通过系统的流程控制在资产管理部门之间形成了权力制约关系。系统一旦得到规范的应用，学校中就不再有绝对的权力部门，即使是实行统一管理的国有资产管理处也无法在其他管理部门不知情的情况下完成一项从采购、验收、登记到入账业务的全过程。可以有效地控制滥用职权、营私舞弊的行为，防止国有资产流失。
2.4.4、实时性
对每一件固定资产从采购验收直到处置的整个生命周期进行全程跟踪管理，实时记录管理活动，反映每一件固定资产状态。
2.4.5、规范性
严格遵照国家有关财务管理与仪器设备管理制度要求，制定了规范的体系结构、业务流程、管理信息项。
系统根据网络化管理的要求对固定资产管理的主要业务都进行了必要的规范：系统设计出规范的网上管理流程，一项资产增（减）业务须由多个管理部门参与完成，如使用（购置）单位在任意一个终端提交验收单后，归口管理部门即可进行审核，然后财务审核或国资办审核，这些操作都在网上实时进行，实现了事中的实时控制和事前的前馈控制功能，这是传统管理无法做到的。系统还提供了一整套规范的管理帐、表、卡，无论在哪一个管理环节上都可以随时弹出规范的业务处理表格，如：验收单、变动单、处置单、资产卡片等，填制完毕或提交审核或随时打印，所见即所得，非常方便。
2.4.6、先进性
充分利用先进的技术手段，如校园网、资产条码管理、图像无限制存储、软件在线升级、远程维护等等；对软件进行了智能化处理，简单易用。
系统设计的技术定位是充分利用校园网进行固定资产管理，辅助以条形码识读技术、图像采集技术等其他先进技术。通过网上管理使过去集中在归口管理部门的资产增加、变动、处置等大部分基础性录入操作，分散到各院、系、室乃至具体使（领）用人去做，使得管理重心下移，原来繁重的归口管理工作变得轻松、简单。系统将条码技术应用于固定资产管理与清查，使资产清查工作节省大量的人力、物力和财力，有效地提高工作效率，降低劳动强度和管理成本，促进管理水平的提高。
系统还对常用操作进行了智能化处理，如：自动缺省输入与下拉数据窗口选择。将必须填写的常用信息项自动默认在常选项上，减少选择录入的工作量。对于字典类的数据，如“使用单位”、“使用方向”等项目，除系统对常用项自动缺省输入外，还提供了下拉菜单选择的方式，用户只需点击要填写的信息框，直接选择即可。对使用人等常用信息项，可以采用下拉框选择、输入编号、输入姓名等方式录入。这些手段的使用能够省去操作人员过去需要记忆大量代码的麻烦，有效地提高输入速度。另外还有批量处理以及连续追加等功能，使繁琐复杂的基础数据录入工作在瞬间点击几下鼠标即可完成。
学校单位编制是一个规范的树状结构，但树状结构在计算机中的实现形式却是多种多样的。系统根据高校现行的管理体系和普遍存在的单位编制状况，采用了直观的树状结构列表形式，用专用逻辑变量表示单位间的上下级关系，取消级次的限制，可以无限制的增加单位级次。打破了国内其它同类软件所采用的将单位编制必须用单位编号表示、并限定在三级以内的僵化形式。
教育部十六大类资产分类代码为四级八位编码，也是一种树状结构，为了更便于查找某一种资产代码，系统对此也采用了树状结构列表形式，其外观与操作方式与单位编制基本相同。另外为了方便用户按资产的存放地点查询和制表，系统对存放地点也采用了树状结构列表形式，大大方便了用户的日常操作。
2.4.7、适用性
一系列版本，校园网C/S版、校园网B/S版、部门网络版、单机版、事业单位版、民办高校版，适用各级各类、规模不同的高校，包括普通高校、成人高校、职业技术学院等等。可在校园网(包括跨城市多校区)、局域网、单机环境下运行，可供不同管理机制的学校选择，版本间可自由转换。
2.5、系统应用状况
在学校各级领导的高度重视和坚定支持下，在各部门资产管理人员通力协作下，以《高等学校固定资产管理系统》的全面实施和综合应用为契机，创建了一个科学的高等学校固定资产管理新体系。
这一科学的高等学校固定资产管理新体系主要体现在以下十个方面。
2.5.1、完善的管理网络
按照“统一领导，归口管理，分级负责，责任到人”的原则，理顺管理体制。 学校国有资产管理工作领导小组、学校国有资产管理办公室（财务处）、归口部门、使用部门、使用人五个层次，每个管理层次都有比较合理的管理幅度。不同的部门和有关的人员，按照权责对等的原则，承担不同的管理责任，并拥有不同的管理权限，按照规定的流程，互相沟通、协调、制约、监督。
2.5.2、严格的经济责任
要做到“人人都管物，物物有人管”，管理固定资产的不仅仅是有关职能管理人员，而且更重要的是固定资产的使用者，这就要求不但有关的管理人员需要严格履行管理职责，而且要求每一个固定资产使用人都必须对所用固定资产的安全完整承担经济责任。
经济责任，而非一般意义上的责任，也就是说，如果有关人员因为过失需要承担责任的话，其责任的大小是可以用钞票的多少来衡量的。
经济责任的落实，是按照体系设计的固定结构和程序，严格的手续，逐层逐步落实的。
2.5.3、规范的工作流程
从具体的某一项学校固定资产的形成到消失，以及中间的使用活动，都有具体的业务工作规程，增加有增加的规程，处置有处置的规程，借用有借用的规程。学校形成的任何一项资产，都应做到来源清，去向明。一旦出现了资产流失，原因和责任都可以顺藤摸瓜查清楚 。
2.5.4、严密的帐表管理体系
帐卡的最基本职能是核算全学校以及学校的某一具体部门、单位、人员所管固定资产的数量与价值。
新的帐卡体系不同于传统的帐卡体系，其最大区别在于财产保管人所管财产监控上的严密性。
学校财务处（国有资产管理办公室）设帐控制分类价值。
归口部门设帐控制各使用部门所管财产的数量和价值，并与财务帐核对分类价值。使用单位设帐核算所用资产的数量与价值，并通过按使用人建立卡片，落实使用人的保管责任。
帐套种类繁多，相互牵制。帐套协调的依据是清查表、增加凭单和处置单，因此要求一式四联，多套分存。
2.5.5、全息、多维、实时的状态控制
每一种固定资产的几乎全部的自然属性和社会属性信息记录在案，形成丰富的信息资源。
帐（卡）、物、使用单位、使用人、存放地点、性能、完好程度、使用情况实行多维控制，全方位提供状态信息。
在任意时点，提供的资产管理信息都应当是资产的真实状态。
2.5.6、灵活调配机制与合理开发利用的自觉性
根据需要与用闲状态，科学的进行配置，提高使用效益，避免投资浪费。
在建立部门台帐的基础上，将来可以将固定资产的占用情况纳入学校经费预算，正确的评价内部各办学和科研单位的绩效，建立更加科学、合理的激励机制，使开源节流、增收节支成为各内设机构的一种自觉的、主动的意识。
2.5.7、科学的维修养护
根据其技术特点定期养护，出现故障及时修缮，并记录固定资产的修缮养护情况，建立技术档案。保障使用的同时，努力延长资产的寿命。
2.5.8、正常的清查盘点
对固定资产的安全完整情况、管理使用情况定期，或根据临时需要不定期进行清点、核实、检查，确保帐卡、物、人、地相符，根据出现的问题研究提出具体的整改和管理措施，总结管理经验。
2.5.9、严肃的奖惩制度
真正落实像管钱一样管物，对丢失、损毁行为要求进行经济赔偿和行政处分。
2.5.10、现代化的管理手段
无论多么复杂、困难的管理活动，一些在传统的管理模式根本无法完成的工作，无法达到的要求，都能够通过计算机、校园网等现代信息技术轻而易举地实现，各项管理活动更加方便、快捷、灵活、高效。
2.6、高校资产管理数字化平台
2.6.1 背景
高等学校组织规模巨大，结构层次繁多，业务活动复杂。随着近年来高等教育事业的迅猛发展，学校资产规模急剧膨胀，构成日趋复杂，管理难度越来越大。尤其是扩招、校际合并、学校内部推行的后勤、财务、人事、分配等各项制度的改革，对学校的资产管理工作不断提出新要求。国家财政部新颁布的《事业单位国有资产管理暂行办法》，更是明确提出要建立和完善事业单位国有资产管理信息系统，对事业资产实行动态化、精细化管理。 但是，多年来资产管理工作一直是高校管理的一个薄弱环节，管理职能分散，管理基础工作不够规范，资产安全控制体系尚不完善，家底不清、帐帐不符、帐实不符、资产流失的现象在不少的学校依然存在。
随着学校资产管理要求的变化，众多高校调整了学校资产管理的组织体制，成立了对资产集权管理的资产处。资产处的职权一般都涵盖了资产的采购、验收、日常使用、调配、处置等业务，划分为资产管理、招标、校园与绿化、物资供应、房地产、经营资产监管等科室。
针对不同科室的不同业务，我公司开发了一系列的管理软件，如固定资产管理系统、采购管理系统、低值易耗品管理系统、低值耐用品管理系统、无形资产管理系统、房地产综合管理系统、实验室管理系统、折旧管理系统等。这些系统对有效提高相关业务的管理效率和管理水平起到了重要的作用，但系统之间相互独立，形成了众多的“信息孤岛”，各种有用的数据信息都分散在不同的业务系统中，公共数据不统一、更新不及时，不便于数据综合、不便于集中分析、不便于领导决策。
为了解决面临的这些问题，我们利用数字化校园平台集成的理念，对资产管理相关的各个系统进行了统一规划和整合集成，按照“统一的信息标准、统一的技术路线、统一的业务规范、统一的基础架构和统一的组织管理”的原则，设计开发了《高等学校资产管理数字化平台》。
2.6.2高校资产综合管理解决方案
统一规划、统一技术标准，采用统一的身份认证以及完善的安全保障体系，基于校园网/互联网、通过统一的信息门户与公共数据交换，集成与资产管理相关的各个系统，实现信息共享，实现流程共享，打造高校资产管理业务的统一工作平台，为高校资产管理处高效、高质量开展工作服务，为广大师生的教学、科研、学习服务，为高校各项事业的顺利发展提供决策支持和保障。
高校资产管理数字化平台包括：高校资产管理信息化标准、统一信息门户、统一身份认证、共享数据库、各个应用系统、应用系统与平台的集成以及建立在系统集成之上的共享平台、内容搜索、统计分析、决策支持等功能。
2.6.3 特点
高等学校资产管理数字化平台的建设，立足先进、成熟的软件技术、网络技术、数据库技术和开发平台，通过科学合理的管理规范与完备通用的技术规范，基于统一的信息标准整合、集成各种信息资源，构建安全、可靠、可扩展、易维护的综合管理平台，实现高校资产管理工作的全面信息化。
1、建立统一的信息标准，严格遵循教育部的《教育管理信息化标准》和行业标准，为确保数据的完整性、准确性与一致性提供依据。
2、构建统一的信息门户，为广大的资产管理、使用人员提供快捷、便利的信息服务通道。
3、构建统一的身份认证系统，集中人员管理、统一权限管理，保证用户电子身份的唯一性、真实性与权威性，实现众多系统的用户单点登录。
4、构建安全可靠的公共数据交换系统，实现各个应用系统之间的数据交换与数据共享。
5、建设先进、实用的资产管理各个业务应用系统，实现高校资产管理工作的信息化。
6、建设大型仪器设备、实验室共享平台和闲置与待报废资产的调剂与处置平台，提高资产的有效利用率，规范资产的处置过程。
7、对办学条件进行分析，为教学评估提供支持；对学校资产进行绩效考评；对海量数据进行商业智能分析，为领导决策提供支持。
8、能够与财务软件进行对接，实现资产增加、变动、处置、折旧数据的同步。开发移动办公接口，在移动终端上实现资产查询、审批、清查等业务操作。
9、系统遵循业界主流工业标准的技术平台和体系结构，具有良好的可管理性和可维护性，直接与多种主流数字化校园平台进行有机整合和集成。